Questions et réponses d'entretien avec un chef de projet professionnel

Questions et réponses d'entretien avec le chef de projet. Le responsable du recrutement mènera un entretien pour déterminer si votre style de gestion et votre expérience conviennent au poste. Vos réponses à l'entretien doivent mettre en valeur vos capacités de leadership et votre expérience connexe. Dans cet article, nous discuterons des questions courantes lors des entretiens de gestion de projet et de la manière d'y répondre.

Questions d'entretien pour les chefs de projet (avec exemples de réponses)

Considérez les questions d'entretien fréquentes suivantes pour les chefs de projet, ainsi que des exemples de la façon dont vous pouvez répondre. Lors de la préparation de votre entretien, envisagez quelques scénarios possibles concernant le type de questions qui peuvent vous être posées en fonction de votre secteur.

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1. Quelle est la fonction la plus critique d’un chef de projet ?

C'est une question dans laquelle vous pouvez démontrer votre compréhension de la gestion de projet. Réfléchissez à l'endroit où vous passez la plupart de votre temps et à certaines de vos tâches principales.

Exemple : J'ai découvert que la communication est un élément essentiel de cette profession. Les projets complexes comportent souvent un grand nombre d’éléments mobiles, dont chacun contribue à un aspect différent de l’objectif. Pour permettre à chacun d’accomplir ses tâches de manière efficace et efficiente, il est essentiel que nous soyons tous sur la même longueur d’onde. De plus, il est essentiel de transmettre les progrès du projet aux clients et aux autres parties prenantes clés. En fin de compte, la communication est ce qui garantit le succès d'un projet.

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2. Avez-vous déjà travaillé sur un projet en retard ou en dépassement de budget ?

Le non-respect d’un délai ou le dépassement d’un budget sont deux préoccupations fréquentes auxquelles les chefs de projet sont confrontés. Ici, vous pouvez démontrer votre approche des revers de projet. Vous pouvez répondre à cette question en utilisant la méthode STAR :

• Situation : Expliquez la situation de manière bonne et constructive.
• Devoir : Décrivez votre rôle dans le scénario.
• Action : Décrivez comment vous avez résolu ou abordé le problème.
• Résultat : Décrivez comment votre solution a eu un effet bénéfique.

Le Méthode STAR vous permet d'articuler une situation difficile du monde réel et les mesures que vous avez prises pour la surmonter.

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Exemple : Je travaillais avec un client sur un projet et il souhaitait ajouter une fonctionnalité à son programme sur mesure qui lui permettrait de dépasser le temps imparti. En tant que chef de projet, j'ai dû décider si je devais implémenter cette fonctionnalité et risquer de manquer notre délai ou si je devais consacrer moins de temps sur un autre aspect du projet.

J'ai rencontré mon équipe pour déterminer le temps nécessaire à l'installation de la fonctionnalité. Après avoir apporté une réponse complète au client, je lui ai proposé ses alternatives. Ils ont décidé qu'ils accepteraient un report de la date limite du long métrage. Nous avons fini par livrer le produit terminé un mois plus tard que prévu, mais le client était satisfait.

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3. Comment décririez-vous votre relation normale avec le partenaire de votre projet ?

Les personnes personnellement responsables du succès d’un projet sont appelées sponsors de projet. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de tenir votre sponsor informé de toute préoccupation pouvant entraver ou empêcher la réussite du projet. Votre réponse doit détailler la fréquence à laquelle vous communiquez avec votre sponsor et pourquoi. Pour répondre à cette question, réfléchissez à vos relations et à votre communication avec les sponsors du projet.

Exemple : Parce que je considère que la communication est l'aspect le plus critique de mon travail, je fais tout mon possible pour tenir mon sponsor informé. Je m'efforce de rencontrer régulièrement un sponsor de projet pour lui proposer des mises à jour. Je les informerai si un événement survient en dehors de cette réunion et nécessite leur implication. De plus, la connexion dépend du sponsor. Parfois, je travaille avec des sponsors surmenés et peu impliqués. D’autres prennent plaisir à apporter des idées et à contribuer réellement à l’effort.

Bien entendu, cela dépend aussi de la nature du projet. Les sponsors de grands projets pluriannuels accordent une grande importance au processus. Si je travaille sur un projet plus petit, je peux préférer que le sponsor soit présent uniquement lors des réunions avec les clients ou si je rencontre de gros défis.

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4. Lequel de vos projets a eu le plus de succès ?

Cette question vous permet de démontrer que vous connaissez les processus nécessaires pour réussir. Considérez votre entreprise la plus réussie et les raisons de son succès. Utilisez l’approche STAR pour fournir un aperçu concis du projet du début à la fin.

Exemple : Mon projet le plus réussi consistait à développer un portail de conseillers permettant à notre client de gérer les actifs de ses clients. J'ai organisé une réunion de lancement interne au cours de laquelle j'ai collaboré avec mon équipe pour établir un calendrier, un budget et un plan complet pour achever la passerelle. Suite à cela, nous avons rencontré le client.

C’est alors que nous rencontrons un léger accroc. Notre client n'était pas satisfait de notre premier délai. Ils souhaitaient accéder au site trois semaines plus tôt que prévu. J'ai mentionné que pour le faire plus tôt, nous aurions besoin d'augmenter le budget pour permettre l'emploi de ressources supplémentaires. Ils ont d’abord été inquiets, mais ont finalement accepté une légère augmentation du budget.

Par la suite, j'ai eu des réunions quotidiennes avec mon équipe et des appels de statut hebdomadaires avec le client pour fournir des mises à jour et vérifier que le livrable avait l'air et fonctionnait comme prévu. Nous avons terminé le portail dans les délais et dans les limites du budget. Le client a été tellement satisfait de la conception intuitive et des fonctionnalités qu’il a demandé que nous construisions également des applications pour téléphones et tablettes. Une communication constante et une gestion des attentes tout au long du projet ont été essentielles au succès.

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5. Quels outils de gestion de projet utilisez-vous ?

Chaque entreprise utilisera une collection unique d’outils de gestion de projet. L'explication des outils que vous avez utilisés démontre votre expérience en matière de logiciels, en particulier si vous possédez des capacités techniques significatives avec une plate-forme particulière. Vérifiez que la description de poste fournit des informations sur les outils qu'ils utilisent et que vous possédez une expertise pertinente avec eux. Sinon, discutez de votre familiarité avec les programmes et de votre enthousiasme à apprendre.

Exemple : Dans le passé, j'utilisais généralement Microsoft Project, mais mon ancien employeur utilisait Basecamp, qui était excellent pour la collaboration en équipe. Chaque partie prenante a été autorisée à proposer des idées sur le tableau en ligne et à voter pour celles qui étaient les plus appropriées pour résoudre le problème ou le défi à résoudre. De plus, j'utilise Trello/Jira pour suivre le temps de l'équipe et répartir les projets.

6. Quels mécanismes de remontée d'informations utilisez-vous ?

L'escalade est le processus par lequel vous résolvez un problème de projet au fur et à mesure qu'il apparaît. Votre réponse doit démontrer votre capacité à penser de manière critique et à résoudre des problèmes. Vous pouvez répondre en décrivant un cas particulier où vous avez rencontré des difficultés en travaillant sur un projet et comment vous les avez résolues.

Exemple : Si j'ai les ressources, les connaissances et le temps nécessaires pour travailler avec mon équipe immédiate pour résoudre un problème, c'est ma première ligne d'action. Si je pense que le problème est sensible, nécessite une autorisation de haut niveau ou si je souhaite simplement des commentaires supplémentaires sur le plan d'action que j'ai choisi, il est essentiel que je collabore avec mon sponsor pour le résoudre. Quelle que soit la situation, je pense qu'il est toujours bénéfique pour l'équipe et pour mon développement personnel d'épuiser toutes les ressources disponibles avant d'en faire appel à d'autres.

J'ai travaillé sur un projet dans lequel l'équipe commerciale a fait une promesse au client que notre application ne pouvait pas tenir. Finalement, j'ai été obligé d'impliquer le sponsor du projet. Elle a reconnu qu’il était impossible de proposer cette fonctionnalité.

Ce fut une discussion difficile avec le client, mais nous avons réussi à parvenir à un accord. Nous avons commencé à développer une méthode pour prendre en charge la fonctionnalité et la mettrons gratuitement à la disposition du client une fois qu'elle sera terminée.

7. Comment gérez-vous vos projets ?

Les entreprises emploient diverses approches de gestion de projet, notamment Scrum et Waterfall, en fonction de la nature du projet. Votre personnalité déterminera dans quelle mesure vous vous adaptez aux tactiques actuelles de l'entreprise. Vous devriez discuter du style que vous employez ou si vous employez un certain nombre de styles en fonction de la mission.

Exemple : Comme j'ai passé la majeure partie de ma carrière dans le secteur du logiciel, j'ai découvert que la technique Agile fonctionne bien pour mes projets. Je peux utiliser Agile pour raccourcir les cycles de livraison, permettant au client d'observer le travail de mon équipe et de formuler des critiques constructives. Cela favorise une atmosphère plus collaborative dans laquelle je peux collaborer avec mon équipe pour développer des objectifs basés sur leurs commentaires.

J'ai également étudié la technique Lean de manière indépendante et tenté d'incorporer certains de ses principes dans mon propre style. Je m'efforce d'éviter les pertes de temps et d'argent sur tous mes projets et je recherche constamment des moyens d'améliorer le processus.

8. Quelles sont vos procédures pour faire face à la dérive du périmètre ?

Un aspect essentiel de la gestion de projet consiste à garantir que le projet respecte le budget et le calendrier établis. La dérive de la portée fait référence à tout changement dans la portée du projet qui pourrait vous faire manquer vos délais. Votre réponse donnera un aperçu de la façon dont vous gérez les ressources et surmontez les obstacles. Vous pouvez donner un exemple de la façon dont vous avez géré la dérive de la portée de l'un de vos projets pour démontrer votre capacité à le faire.

Exemple : La dérive de la portée est quelque chose que je surveille régulièrement. Une fois, j'ai travaillé sur un grand projet qui nécessitait le développement d'un site Web complet, ainsi que d'applications fonctionnant sur tous les principaux systèmes d'exploitation de téléphones et de tablettes. Nous avons eu un an pour tout terminer, et c'était un projet de plusieurs millions de dollars.

J'ai choisi de diviser le projet en morceaux gérables sur lesquels nous pourrions travailler mois par mois. Alors que nous arrivions au début d'un nouveau mois, j'ai planifié des semaines à l'avance en fonction de la réponse des clients à ce que nous leur avions déjà donné. Le projet évoluait continuellement en réponse aux demandes et aux critiques, et il aurait facilement pu dépasser largement le budget et le calendrier. Nous avons pu terminer un projet en 12 mois en respectant une gestion du temps et une communication strictes.

9. Comment résolvez-vous les désaccords au sein de l’équipe ?

Gérer efficacement une équipe est un aspect essentiel de la gestion de projet. Vous devez garantir que votre équipe est capable de collaborer afin de proposer un produit ou un service. Pensez à répondre à cette question avec un exemple de la façon dont vous avez résolu un problème avec succès.

Exemple : J'exhorte toujours mes collègues à résoudre d'abord les problèmes à l'amiable. Permettre à mon équipe de résoudre les problèmes de manière collaborative les aide à renforcer leurs liens et améliore leur communication. Parfois, j'ai besoin d'intercéder.

Auparavant, j'ai supervisé une équipe qui avait du mal à décider d'une solution à un problème. J'ai convoqué une réunion avec nous trois et nous avons passé environ 30 minutes à discuter des idées et de leurs implications pour le projet. Finalement, nous avons choisi l'option de l'analyste d'affaires car elle nécessitait le moins de temps et d'argent. Lors du règlement de désaccords, il est essentiel de communiquer et d'écouter attentivement.

10. Comment gérez-vous ceux qui ne sont pas performants dans votre équipe ?

Si une équipe est en difficulté, le rôle du chef de projet est de l'aider. Cette question vous permet de mettre en valeur vos capacités de gestion et de leadership. Vous pouvez démontrer votre dévouement au succès de l’équipe.

Exemple : À un moment donné, mon développeur d'intégration avait des difficultés à extraire des données d'un site Web client. J'ai tenté de lui laisser le temps de trouver une solution, mais nous avons finalement pris du retard sur les délais. J'ai pris rendez-vous avec lui pour lui expliquer la situation. En raison de mon inexpérience en tant que développeur, j'ai invité l'un de nos développeurs d'intégration senior à nous rejoindre. Plutôt que d'effectuer la tâche elle-même, le membre senior a aidé mon développeur à élaborer une stratégie d'extraction des données afin qu'il puisse se familiariser avec la procédure. Il a finalement terminé le travail le lendemain et n'a plus jamais eu de problèmes.

11. Comment s’est déroulé votre projet le plus récent ?

Votre projet le plus récent démontrera vos progrès en tant que chef de projet. Vous pouvez discuter des obstacles ou des réalisations que vous avez rencontrés.

Exemple : Dans l'ensemble, mon projet précédent a été un succès dans la mesure où le client était satisfait du résultat final, mais nous avons rencontré un problème. L’un des membres clés de mon équipe est tombé malade de façon inattendue et a été contraint de prendre un long congé, nous faisant presque manquer notre date limite. J'ai appris que je devrais toujours avoir un plan d'urgence en place qui implique de réattribuer les tâches aux membres de l'équipe qui ne sont pas en mesure de les terminer afin de garantir que le projet soit terminé à temps et dans son intégralité.

Questions courantes

Questions courantes des demandeurs d'emploi en gestion de projet.

Qu'est-ce qui fait un bon chef de projet ?

La capacité à communiquer clairement et efficacement est un talent essentiel pour diriger un projet ou une équipe. Les chefs de projet doivent être capables d'expliquer leur point de vue et l'objectif du projet d'une manière que tout le monde peut facilement comprendre.

Quel logiciel de gestion de projet dois-je mentionner que j'utilise ?

Jira et Trello sont deux excellents logiciels pour toute personne occupant un poste de gestion de projet. L'utilisation de Microsoft Office est un autre outil que vous pouvez utiliser si vous êtes en gestion de projets de construction.

Que dois-je répondre à la question Quelle est votre méthodologie de gestion de projet préférée ?

Répondez toujours avec une méthodologie agile.

Quelles compétences en leadership les chefs de projet doivent-ils posséder ?

En général, un employeur doit savoir que vous pouvez mener à bien un projet. Et rallier l’équipe projet autour d’un objectif unifié.

Voici les compétences clés pour y parvenir :

• Excellentes capacités interpersonnelles et de communication.
• La capacité de communiquer une vision convaincante et d’inspirer les autres.
• Positivité et zèle.
• Intégrité.
• Compétence.
• Une attitude cool et sereine.
• Résolveur de problèmes.
• Constructeur d'équipes.